在上一篇文章中，我們談到了讓團隊適量參與決策過程的重要性，講到如果培養出團隊的信任感與親密度，自然而然就能讓後續的工作更加事半功倍。
不過，這只是一個開端而已。
雖然我們成功提升了大家之間的好感度，但如果想要深化這個關係、讓每個人都能愉快地在完成專案的道路上同行，直到如期完成最終交付的話，毫不誇張地說，這當中 PM 的「溝通」技巧與品質的好壞，與專案的成功與否有最直接的關係。
那麼，一個擁有良好溝通能力的 PM，能做到那些事情呢？
明確傳達專案目標和期望
在專案的初期，PM 最重要的任務之一，就是確保所有團隊成員都清楚了解專案的整體目標和各自的職責。這樣每個人都能明白自己在專案中的角色，並且知道如何為達成目標而努力。在這個過程中，PM 可以使用各種工具來幫助傳達這些訊息，比如簡報、任務列表和專案管理軟體。
所以聽起來就是幫忙傳話？那感覺好像不難，對吧？但這時一個 PM 是否優秀，在這個環節就會開始顯現。
因為資訊傳播的過程中，充斥著各種噪音(Noice)，經常造成接收方的資訊失真，導致所產生的解讀可能完全不同，因此溝通就容易造成許多誤會與問題。據統計，當人類在用語言傳達資訊，通常接收方能收到的資料量大約只剩5成左右！(如下圖所示)
所以一般的 PM 通常能做到靈活使用各種方法、工具及軟體來公布專案的各種大小目標、以及不同團員之間的角色差異，但僅此而已。而一個優秀的 PM，則會再進一步去確認每個與會者是否有清晰的理解，來盡量避免團隊成員對目標的錯誤解讀；此外還會定期重申與提醒團隊，專案所需要達成的目標、並隨時留意與拉回偏離目標軌道的團隊成員。
此外，好的溝通還包括在專案進行中給予有用的回饋。PM 應該經常告訴團隊成員他們做得如何，包括稱讚做得好的地方，以及提出可以改進的建議。這樣做不僅能讓團隊感到被重視，還能幫助每個人朝著正確的方向前進。
掌握何時進行問題升級
專案管理中難免會遇到問題和挑戰。有時這些問題可能超出團隊的能力範圍，需要向上級管理層求助。這時，PM 要有足夠的判斷力，知道何時該升級問題，並提出可行的解決方案。
而這樣的判斷能力對於 PM 來說可以說是必要的。因為不管是太早或太頻繁地向上級求助，還是硬撐著不求助最後造成重大問題，都會對專案造成負面影響。前者可能會讓管理層認為你無法獨立處理問題，而後者則可能會讓小問題變大，影響整個專案甚至失控。
準確評估問題的嚴重程度
在專案進行中，難免會遇到各式各樣的問題，有些問題可能只是小插曲，有些卻可能造成嚴重影響。所以，PM 需要學會準確評估問題的嚴重程度，才能隨時決定要用什麼樣的力道去有彈性地處理。
這時，我們可以參考以下三個指標：
- 影響範圍：這個問題會影響到多少人？是只有少數使用者，還是整個團隊、甚至整個公司都會受到影響？
- 緊急程度：這個問題需要在多久時間內解決？是需要立即處理，還是可以延後幾天再處理？
- 後果嚴重度：如果不及時處理這個問題，會造成什麼樣的後果？是會影響專案進度、預算，還是會損害公司聲譽？
你可以試著將問題套入以上三個指標，並給予不同的分數，就能大致判斷出問題的嚴重程度到哪邊，也讓你更有底氣做出相對應的決策及處置。
向上呈報的時機與方法
當我們判斷後，確認問題已經超出 PM 和團隊既有的能力範圍時，千萬不能死撐，一定要抓緊時機向上呈報，尋求上級的支援。向上呈報不是一味地把問題丟給上級，而是要展現出你已經嘗試解決問題的誠意，並運用你的組織能力，提供具體且有條理的資訊和建議方案。
首先，善用專案管理工具可以讓資訊更清晰易懂。例如，你可以利用甘特圖呈現問題對專案進度的影響，或使用風險管理矩陣說明問題的嚴重程度和緊急程度。你也可以利用協作平台將你收集到的資料、分析結果和建議方案整理成文件，並分享給上級主管。這樣做不僅能讓上級快速掌握狀況，也能展現出你的組織能力。
- 準備充足的資料： 在向上呈報前，你需要先收集相關資料，例如問題描述、影響分析、可能的解決方案等，讓上級能快速了解狀況。
- 選擇適當的溝通方式： 根據問題的緊急程度和嚴重性，選擇面對面報告、電話會議或 email 等不同的溝通方式。
- 提出具體的解決方案： 不要只是把問題丟給上級，而是要提出你自己的想法和建議，展現出你積極解決問題的態度。
其次，主動追蹤與回報問題處理進度也是非常重要的。你可以在呈報問題時，預先設定追蹤的時間點和方式，並定期向上級回報最新狀況。這樣的做法不僅展現你的責任感，也能讓上級對你更有信心。
最後，為了避免未來遇到類似問題時再次陷入困境，你可以根據公司的組織架構和專案管理流程，建立一套標準化的問題升級流程。這個流程可以幫助你和團隊更有效率地處理問題，也能提升整體專案管理的效率。
結語
在今天的文章裡頭，我們探討了溝通技巧和組織能力對於團隊合作的重要性。掌握有效的溝通方式， 例如明確傳達專案目標、積極聆聽團隊成員的想法、以及適時給予回饋，是建立團隊共識的基石。 而良好的組織能力，則能幫助幫助你做好縱向的溝通，讓團隊更有效率地完成目標，進一步提升團隊默契。 然而，如果僅僅具備這些專業能力，可能不足以打造出真正高效且凝聚力強的團隊。PM 真正的成功，在於能否與團隊成員建立起真誠而互信的關係。
花時間去了解你的團隊成員，關心他們的近況，並在他們需要的時候伸出援手。當團隊成員感受到 PM 的真誠與關懷時， 他們也會更願意付出努力， 並為團隊目標共同奮鬥。 但願我們都能時刻記住，團隊合作的基礎是人與人之間的連結，而真誠相待，才能讓這份連結更加緊密，讓團隊在面對任何挑戰時，都能夠攜手共進。
