在前面三篇文章中，我們分別探討了如何讓團隊適量參與決策過程、掌握溝通的關鍵、以及該怎麼為自己的團隊建立能夠靈活應對不確定性的保護網。但是，即使我們做好了這些準備，專案進行中仍然會遇到許多不明朗的局面。這時候，PM 的領導力就顯得格外重要。
面對「不明確」的挑戰
專案管理中最大的挑戰之一，就是如何處理各種不明確的狀況。這些模糊性可能來自於目標、需求、時程、願景，或是其他與專案相關的領域。在這種時候，團隊會特別需要一個能夠帶領他們穿越迷霧的領導者。
而所謂的「不明確」通常會發生在哪裡呢？以我過去帶領專案的經驗，這些通常不會是一整塊、大喇喇地直接出現，而是隱蔽在各處看似充滿確定性的角落裡。
- 目標不明確：客戶說「我們想要一個更好的使用者體驗」，但沒有具體定義什麼是「更好」
- 需求不明確：產品規格書中只寫「系統要能快速回應」，但沒有定義具體的回應時間標準
- 時程不明確：上游團隊無法確定何時能完成他們的部分，導致下游工作時程難以安排
- 資源不明確：不確定專案期間是否能獲得足夠的預算或人力支援、或是資源的提供時有時無
- 相依性不明確：不清楚專案與其他團隊或系統的相依關係，造成後續整合溝通、權責歸屬困難
除了常見的目標、需求、時程、資源之外，最容易造成認知分歧、最抽象、也最容易被忽略應該要被好好檢視的，則是各種「相依性」。
在這些情況下，PM 需要維持冷靜的態度，同時展現同理心來理解團隊的擔憂，並且清楚地溝通已知的確定事項，幫助團隊在不確定中找到方向。
保持冷靜的態度
當專案充滿不確定性時，PM 的態度會直接影響整個團隊的氣氛。如果 PM 表現得慌亂或焦躁，團隊成員很容易就會被這種情緒感染，進而影響工作效率。相反的，如果 PM 能夠以優雅沉著的態度面對挑戰，團隊也會更有信心地跟隨。
而這個「優雅沉著的態度」不能單純只用演的。因為我們都不是專業的演員，如果你內心慌亂，再怎麼演都不會像。而要讓自己真正冷靜下來，最重要的是先掌握目前的情況。當你對現在發生的事情有基本了解後，就能自然地展現出沉穩的態度來安撫團隊。
展現同理心的重要性
身為一個專案經理，我們必須要能夠理解團隊成員在面對不確定性時的想法和感受。有時候，團隊成員可能會因為專案方向不明確而感到焦慮，或是因為需求一直變動而感到挫折。
這時候，即使 PM 已經明白自己對這件事的影響力其實有限，也不能一開口就粗暴地要求他們接受現狀，而是要讓他們知道：「我理解大家的困境，(即使可能效果有限，) 我 (也) 會盡我所能地提供支援。」
清晰溝通的藝術
找出不確定中的「確定」
在充滿不確定性的專案中，最重要的是要讓團隊清楚知道「什麼是確定的」。
比如說，即使專案的某些細節還在變動中，但是最終目標、核心價值、或是某些關鍵里程碑可能是已經確定的。我們要做的，就是將這些確定的部分清楚地傳達給團隊，讓他們至少能夠掌握住一些確定的方向。
有自信地做出決策
在模糊不清的情況下做決策本來就不容易，但更困難的是堅持這個決策。
有時候，PM 可能會因為擔心決策的正確性，而在團隊面前表現出猶豫不決的態度。這反而會讓團隊更加不安。所以，一旦做出決定，就要展現出為自己的決定負責的態度，並執行下去。
如果後續真的需要改變方向，則要清楚地向團隊說明這是因為「發生了某些變動，所必須調整的方針」，這樣開放透明的做法，反而相對上更能讓團隊接受。
善用團隊的專業知識
集體智慧的力量
每個團隊成員都有其專業領域，而這些專業知識正是我們在面對不確定性時最寶貴的資源。我們可以透過團隊討論的方式，讓每個人基於自己的專業領域，分享對專案各個面向的理解和看法。
這不只能幫助我們更清楚地了解現況，也能讓團隊成員感受到自己的專業受到重視，進而更願意投入專案。
未知的探索
在確認了「我們知道什麼」之後，接下來就是要討論「我們還不知道什麼」。這個步驟需要團隊成員一起列出所有可能的未知領域，包括技術上的不確定性、市場反應的預測、以及潛在的風險等。
這個過程可能會讓人感到不安，但它其實是很重要的一步。因為只有清楚地認識到我們的未知，才能有針對性地去收集更多資訊。透過將未知事項具體化，我們可以更有系統地規劃資訊收集的方向，並為可能發生的各種情況做好準備。這也能幫助團隊在面對不確定性時，保持更客觀和理性的態度。
結語
在專案管理中，實在是無法完全避免遇到這種需要處理不明朗局面的時候。但是，一個優秀的 PM 不是要消除所有的不確定性，而是要能夠在這些不確定性中，展現出足夠的領導力，帶領團隊一步一步地往前進。
這需要我們在前面幾篇文章中提到的各種能力：讓團隊參與決策的智慧、清晰有效的溝通技巧、以及靈活應對變化的能力。只有將這些能力整合運用，我們才能真正成為一個能夠帶領團隊穿越迷霧的領導者。
在專案管理的道路上，每一個挑戰都是一個學習和成長的機會。願這個系列的文章能夠幫助你在面對各種挑戰時，都能找到適合的方法來帶領你的團隊。
