什麼是組織過程資產 (OPA)？

在談到專案管理時，我們常常會聽到「組織過程資產」這個詞。這些資產其實就是組織在過去累積下來的各種計劃、過程、政策、程序和知識庫。它們像是一個隱形的背後助力，幫助專案團隊參考過往的經驗，藉此更有效率地規劃、執行和管理專案。

OPA 的兩種主要類型

通常 OPA 依資產類型，大致分為以下兩種：

• 過程 (Processes)、政策 (Policies) 與程序 (Procedures)：這些資產通常由專案辦公室 (PMO) 或專案之外的功能組織來建立與更新，以盡量能夠通用為主軸。當專案團隊需要使用的時候，再依自己的專案裁適成適合的形式。
• 組織知識庫 (Organizational Knowledge Repositories)：整體來說，只要是在專案執行期間產生的任何紀錄與資訊都屬於這類資產，由各個專案團隊在整個專案周期內隨時進行更新。而要記載的組織知識庫類型，大概可以分為構型管理知識庫、議題或缺陷管理知識庫、財務知識庫、量測指標知識庫、以及歷史經驗教訓知識庫等。

不可或缺卻不受待見的組織過程資產

讀到這裡我們可以知道，對於一個正要開始一個新專案的 PM 以及團隊而言，如果組織內有一套受到妥善維護的 OPA 可以參考利用的話，不論是對於專案規畫的準確率、各階段執行的成功率、與相關部門的協同合作、甚至預算的分配效率與單位成本都有很大的益處。

但現實情況沒這麼理想。大部分的公司組織、或專案部門當中，都不具有完整的組織過程資產架構，其維護的體系也不夠健全。

即使在比較好的情況下，團隊已有導入 issue / bug tracking system (比如 jira、asana、redmine 等)、也有自己的知識庫協作平台 (比如 google、confluence、或內部自己架的 wiki 等)，但各部門/團隊間的更新情況與積極程度也經常有所不同，導致雖然組織投資大量資源鼓勵與架設 OPA 的存放，卻難免還是有不合時宜、資料破碎、或是資料相互矛盾的情況在裡面。

何時需要更新與維護組織過程資產？

那麼，在哪些時機進行更新和維護，才能確保組織過程資產發揮最大效用呢？

雖然我們已經知道 OPA 若是能盡量跟進現況是最好，但若是人力資源有限實在很難做到時，至少下面幾個時機點要照顧到：

• 專案完成後：專案結束時，應該回顧並記錄所學習到的經驗和教訓。
• 政策或市場變化時：外部環境的變化可能會影響現有的政策和程序，因此需要及時更新資產。
• 技術進步：新技術的出現可能使現有的資料庫或工具過時，因此需要定期檢查和更新。
• 組織結構變化：組織架構的調整可能會影響現有資產的有效性，需要重新評估和調整。

為何組織過程資產經常被忽略？

儘管組織過程資產對專案管理來說非常重要，但它們常常因為各種原因而被忽略或疏於維護：

• 不夠顯眼：這些資產通常是文件或以數位形式壓縮保存，不像實體資源那樣容易被注意到
• 更新繁瑣：資產的更新和維護需要時間和資源，尤其在忙碌的專案環境中，並可能壓縮到成員完成其他工作的時間時，這往往就成為次要的優先事項。(然後擺著擺著就...)
• 缺乏動機：當更新 OPA 這個行為缺乏明確的權責劃分，則成員對於撰寫文件的意願就會低下
• 認知不足：部分組織成員可能對這些資產的重要性認識不足，因此不太願意投入資源進行維護

如此一來，即使有數量龐大的 OPA，資料品質不好的話，這些資產使用起來的效果也不會好。而這些情形發生後，又會導致 OPA 更加地不受重視，大家更新這些文件的意願就又更低，反覆下來就形成一種負向循環。

如何改善？

如果想要改善這樣的風氣，則要先認識到人是一種習慣的動物，想要在短時間內完成大整頓是一種不現實的想法，得先使得「共同維護 OPA、積極查閱取用 OPA」對每個成員都是有所好處、且自然而然的行為開始。比如：

• 改善體驗：增加 OPA 主動出現在使用者視野中的機會，比如將入口連接放在工作系統首頁顯眼的地方、設置關鍵字搜尋快速鍵；或是優化查閱 OPA 的方式，使得調取資料較為直覺且容易等。此外也要定期收集團隊成員在利用 OPA 資料時的實際情況與意見反映，並加以進行改善。
• 妥善的教育訓練：一個龐大的多人協作知識庫要有長期穩定的內容品質，除了勤加維護外，還要有提供每位人員在撰寫上的指引。比如共同修改文件時的制度規範、欄位與名詞定義要統一、文件系統的功能介紹及操作指引等，都需要定期提供教育訓練上的協助。
• 納入正式工作流程：不要把撰寫與維護 OPA 定位為一項「有空的時候做」的工作，而是要納入正式的工作流程中，有明確的撰寫人員姓名與檢驗流程。包括專案時程內也要規劃出具體的維護時點、與其他任務之間的優先順序及相依性等。此外更新 OPA 在專案中所佔的人力資源與時間，也需要專案規劃階段就一起評估進去，而不是拿現有的資源去壓縮。
• 建立權責劃分：為每種類型的 OPA 指定負責人，並授予相應的職務權力與責任；設計 OPA 品質衡量的指標、檢驗與查核方式，並納入績效考核的一環。
• 效益公開化：當我們將 OPA 納入工作中正式的一環並加以重視，而不是要求大家「舉手之勞」後，維持「良好品質的 OPA」這件事的好處就不再是一種各說各話的黑數，計算投入的成本與產生的效益也可以變得比較容易著手。當每個成員都能認識到做這件事情的具體價值 (並且努力維護文件能被看見) 後，對於主動去維護這份共同資產的意願就能得到提升。

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