在前兩篇文章中，我們分別探討了如何讓團隊適量參與決策過程、以及掌握溝通的關鍵，這些都是為了讓團隊能夠在專案進行時，更容易達成共識並且事半功倍。但是，光有這些還不夠。因為不管我們的規劃有多麼完善，專案進行中總是會遇到各種各樣的不確定性和變動。

靈活性：專案經理最重要的生存技能

做為一名專案經理，靈活性不僅是一種能力，更是一種生存技能。因為專案的本質就是充滿了不確定性，即使事前準備再多的文件與合約，我們還是永遠無法預測所有可能發生的狀況。

但是，這並不代表我們就只能被動地等待問題發生。相反地，我們可以透過建立一些保護機制，來降低這些不確定性帶來的衝擊，讓團隊能夠更安心地專注在眼前的任務上。

建立三層保護網

第一層：評估外部限制

首先，在專案規劃階段，我們就必須將各種外部因素納入考量。比如說國定假日、團隊成員的休假、或是可能的病假等。這些看似理所當然的事情，如果沒有事先規劃好，往往會在專案進行中造成意想不到的影響。

舉個例子來說，假設我們的專案預計要在農曆年前完成，但是如果沒有將年節假期、以及年前大家可能會請假的情況納入考量，那麼很可能會在最後關頭手忙腳亂，不得不讓團隊加班趕工。

第二層：風險與挑戰的預防

除了外部限制之外，我們還需要評估可能發生的風險和挑戰。比如說：如果團隊中有人突然生病或離職了怎麼辦？我們能在公司內部找到替代人選嗎？如果不行，是否有其他替代方案？

一個好的做法是，在專案開始前就先準備一份「應急清單」，列出各種可能發生的狀況，以及相對應的解決方案。這樣當問題真的發生時，我們就能夠快速反應，而不是手忙腳亂。

第三層：時間緩衝的設計

在專案管理中，有一個重要的概念叫做「浮動時間」(Float)。它是指當一個任務延後開始時，在不影響整個專案完成期限的情況下，最多可以延遲多久。

透過合理地設計浮動時間，我們可以為專案建立一個時間上的緩衝區，讓團隊在面對突發狀況時，有更多的彈性來調整。

從被動應對到主動預防

光是建立保護網還不夠，我們還需要定期檢視這些機制是否還能發揮作用。因為隨著專案的進行，原本設定的保護機制可能隨時會因為各種因素而失效。

比如說，原本預留的浮動時間可能因為前面的任務延遲而被消耗掉，或是原本列在應急清單上的替代人選可能已經不再適用 (比如轉調、離職、或突然增加工作負擔等)。所以，我們需要定期檢視這些機制，並且適時地對它進行調整。

結語

在專案管理中，不確定性是無法完全避免的。但是，透過建立完善的保護網，我們可以讓團隊在面對各種挑戰時，能夠更有信心地往前進。

而這樣的保護網，不僅能讓團隊更安心地專注在眼前的任務上，也能讓整個專案的進行更加順暢。畢竟，一個好的專案經理，不只是要會帶領團隊前進，更要能夠為團隊創造一個安全的工作環境。

但凡事都有萬一，如果即使我們做了這麼多準備，專案還是遇到重大變動或情況真的不明朗的時候，又該怎麼辦呢？別擔心，我們在下一篇當中，將進一步探討這個問題，看看如何在面對不確定性的局面時，還能展現有效的領導能力。請繼續看下去！