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很快又要到一年的年底了，你也有訂定年度計劃的習慣嗎？許多朋友們來信求助，年初訂了一堆目標，結果年底檢視時，發現大部分都沒達成…。或是主管接下來想要你帶領團隊完成某個專案，但整個計畫模糊不清，讓人完全不知道該從何做起才好… (慘)。

等一下！先別急著自我懷疑，只要我們在做計劃的時候，把「SMART 原則」考慮進去，就能讓你在訂定目標時更有方向，也更容易追蹤進度喔！

什麼是 SMART 原則？

SMART 是五個英文單字的縮寫，分別代表：

  • Specific (具體明確)
  • Measurable (可衡量的)
  • Achievable (可實現的)
  • Relevant (相關連的)
  • Time-bound (時間限制)

聽起來很簡單對吧？但這問題就是聽起來真的太理所當然了，導致我們在現實生活場景裡，反而很少想到它們，更偏向用直覺在訂各種其實很重要的計畫及目標。讓我們一個一個來看看要怎麼做才對。

如何運用 SMART 原則？

很多人在訂目標時喜歡寫這種描述：

  • 「提升團隊效率」

但這樣的目標實在太籠統了，我們沒辦法從這句話裡面知道這是要提升什麼團隊的什麼效率？怎樣叫做提升了？要提升多久？一個月？一年？還是一百年？提升是為了要做什麼？

具體明確 (Specific)

首先，我們要先知道「提升團隊效率」是什麼意思？詢問原因後，原來是因為今年的客戶突然增加了，於是團隊需要在相同的時間交出更多的工作成果才行。所以把「提升團隊效率」明確化之後，應該要這樣描述：

  • 「使團隊能夠在現有人力下將提高專案完成速度」

可衡量的 (Measurable)

目標需要有明確的衡量標準，這樣我們才知道怎樣算是已經達成。比如在這個例子，應該要表明應該要提高多少效率算是可接受？像是：

  • 「使團隊能夠在現有人力下將每月完成的專案數量提高 20%」

可實現的 (Achievable)

訂定目標時要考慮現有的資源和條件，不要訂得太誇張。比如我們剛剛把團隊每月要完成的數量提高兩成，這樣是合理的嗎？或是我們能設想什麼方法來讓團隊達成這個目標呢？

這一步很重要，通常 SMART 執行失敗，很多時候是把可行性想像得太樂觀，我們可以粗略盤點一下手上的資源、以及想幾個協助達成目標的方法來評估看看。比如：

於是，在考慮可實現的要素後，就會變得像這樣：

  • 「透過優化工作流程、引入OO協作工具等方式，使團隊能夠在現有人力下將每月完成的專案數量提高 20%」

相關連的 (Relevant)

目標要跟團隊／公司的整體方向相符。

比如在這個例子當中，使團隊的效率增加對公司與團隊而言，也能得到一定程度的其他好處。因為提高訂單的完成率可以提高公司的營業額，客戶的滿意度增加也能讓生意變得更好，而公司發展得好也能發出更好的薪資及福利，造福團隊當中的每一個人。

這樣做的好處是，當大家都明白現在這個目標雖然需要付出更多努力，但對自己也是有益處的，何樂而不為呢？於是大家想要完成目標的動機會更好、配合度與幹勁也會更高。

時間限制 (Time-bound)

最後，我們的目標要有明確的時程規劃。

首先我們要有合理的可完成時間，就算你心裡面很想要立刻實現，但千萬不能講「盡快完成專案」、「等一下就給我」這種根本達不到的要求，這會讓聽的人非常牴觸，反而節外生枝。

另外像是「持續改善服務品質」這種也不理想，即使是一直需要改善的項目，也需要切分成不同的專案，每次的目標也都應該不一樣。比如今年要改善的重點，一定跟去年有不同的地方，否則永遠都不結束的專案與目標 = 永遠都不需要真的達成，最後演變成一種無限期拖延。

所以經過了完整的 SMART 流程的目標，由短短的「提升團隊效率」，具體成了：

  • 「在 3 個月內 (從某年某月某日的中午12點開始，至某年某月某日的中午12點截止)，透過優化工作流程、引入OO協作工具等方式，使團隊能夠在現有人力下將每月完成的專案數量提高 20%」

如果這個目標比較大，我們也可以把目標拆小，並在這中間設幾個中途的檢查點 (check point)，讓參與團隊的成員能有足夠的成就感與參與感，也能讓目標達成的機率更高喔。

實際案例分析

讓我們看看個例子。現在假設你是位工程主管，想要提升團隊的程式碼品質。如果只靠直覺來訂目標就會變成這樣 (太模糊了，完全不知道怎麼做起)：

  • 「提高程式碼品質」

在套用 SMART 原則後，可以進步成：

  • 「在未來 3 個月內，透過導入自動化測試工具和 Code Review 機制，將專案的程式碼覆蓋率提升到 85% 以上，並將每週產出的 Critical Bug 數量降低至 3 個以下」

看到差別了嗎？改善後的版本：

  • 具體說明要做什麼 (導入工具和機制)
  • 有明確的量化指標 (覆蓋率 85%、Bug 數 3 個以下)
  • 評估過可行性後訂定的目標
  • 跟提升產品品質的方向一致
  • 訂出明確時程 (3 個月)

記得定期追蹤

設定目標後，定期追蹤進度也很重要。可以每週或每月檢視一次，看看是否有達到預期的成果。如果發現進度落後，就要及時調整策略。這樣不只能確保目標的實現，也能讓團隊成員保持動力。

追蹤時，可以使用一些工具來幫助，比如甘特圖、燃盡圖等。這些視覺化的工具能讓進度一目了然，讓團隊更容易掌握整體情況。

不過，即使我們用了 SMART 原則，目標還是可能需要根據實際情況來調整。如果發現原本訂的目標太困難或太簡單，適度調整都是很正常的事。重點是要持續追蹤、及時修正，這樣才能真正幫助團隊往對的方向前進喔！

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