你在交接專案的時候，有時會意外漏掉重要的細節嗎？當開會討論時，總覺得哪裡怪怪的但說不上來嗎？或是寫企劃案時常常不知道該從何下筆嗎？
這可能是因為你還沒有培養出一種系統化的習慣，來有效地組織你的想法和資訊。今天我們就來介紹一個簡單並容易入門的「5W1H」，讓你未來在規劃及思考事物時，都能更有條理！
什麼是 5W1H？
5W1H 這個詞聽起來像是什麼高深的專業術語，但其實它只是 Who、What、When、Where、Why、How 的簡稱而已。看起來很簡單吧？不過，要真正運用得好，還是需要一些小技巧的。接下來，我會一步步帶你拆解 5W1H 的每個元素，相信你看完後就能更清楚地理解，如何運用這個方法來提升你的規劃能力了。
實際應用技巧
Who (誰)
首先我們要列出來，這裡面涉及的人有哪些？比如執行的人是誰、做決策的是誰、誰是我們的目標客群、還有哪些利害關係人…等等。在這裡請盡量寫出具體的名字，真的沒辦法知道的時候才能用一個群體或團體的概稱來代替。
比如我們可以將「由工程團隊開發，給一般使用者使用。」具體化成這樣：
「計畫主持人與負責人是 Jason，由前端團隊 (3 人，人選未定) 負責開發，後端團隊 (2 人，人選未定) 協助 API 開發，設計師 (1人，David) 負責 UI 設計。目標用戶是 25-35 歲的上班族女性。」
What (什麼)
接下來我們要整理清楚要做什麼事？比如做這件事的目標是什麼、具體要做的任務、預期的產出是什麼、以及定義成功的指標…等等。
所以「優化網站功能，提升使用者體驗。」可以這樣描述：「開發一個電子報訂閱功能，包含訂閱表單、會員分群功能和自動發信系統，預計可以將客戶回購率提高 30%，同時降低 20% 的客戶流失率。」
When (何時)
在時間規劃上要有明確的定義，比如什麼時候開始、什麼時候結束、要在那些時間點設立重要里程碑、會不會和其他專案時程衝突…等等。
像是「盡快開始，希望年底前能完成。」這樣的句子就令人很疑惑，但如果改成這樣就比較清楚：「9 月初開始需求訪談，10 月中完成開發，11 月初上線，預計 12 月底完成效果評估。」
Where (何地)
如果我們要蓋一間房子，要想好這房子要蓋在哪塊地上，對吧？但如果不是這種有具體地理位置的也要設想 "Where" 嗎？當然要啦，因為 "Where" 不只是指實體位置，還包括了在哪裡執行、影響範圍到哪裡、需要什麼樣的環境配合、地理或時空位置有什麼限制…等等。
比如「放在雲端主機上。」聽起來很虛無縹緲、沒有一個固定的位置，但其實可以寫成這樣：「新系統將部署在 AWS 日本機房，影響台灣和日本的用戶，需要考慮跨時區以及頻寬問題。」
Why (為何)
除此之外，我們也需要理解專案的目的，比如為什麼要做這個專案？是因為能解決什麼問題嗎？還是對組織有什麼幫助呢？未來有長遠的潛在好處嗎？…等等。
關於這一題，我最常看到的回答就是「老闆說要做，所以要做。」，雖然這樣也不能說是你錯，但為什麼老闆會說要做呢？如果找不到背後的理由，我們前面努力規劃的 Who、What、When、Where 就會失去意義。沒有明確的 "Why"，整個計畫就會顯得毫無方向，因為沒人知道真正的目標是什麼。這樣一來，我們也無法判斷哪樣才是「符合需求的計畫」。
當我們搞清楚動機後，「老闆說要做」這樣的世紀難題，就能有了像這樣的解釋：「我們需要提高客戶黏著度並增加品牌曝光率。有了電子報訂閱功能之後，我們就可以定期向訂閱者推送個人化的內容和優惠資訊。而且這個功能還能在無形之中幫助我們建立更精準的客戶資料，對未來的精準行銷策略制定會有幫助。」
(你看，是不是覺得職場壓力頓時減輕了不少！)
How (如何)
最後，執行方式要具體，比如用什麼方式執行、需要什麼資源、可能遇到的困難與風險、如何評估成效…等等。
所以「找工程師開發，有問題再討論。」就可以描述成：「採用敏捷開發方式，每週與利害關係人同步進度，需要前端 3 人、後端 2 人、設計師 1 人，預算 OO 萬，主要挑戰是與舊系統的整合。在每次 sprint 結束後，評估任務達成的結果與下一輪衝刺目標，並在某時、某時、及某時設置階段里程碑。」
前後對比
好，我們現在已經走過一輪 5W1H ，看看未經過優化的原始描述，與現在的版本差多少吧：
看出差別了嗎？用 5W1H 分析後，對事情的描述變得清晰許多！這樣不管是接下來要做更詳細的計畫、還是當遇上需要變更的時候，對我們來說就能更有效的掌握大致的情況了。
實用小技巧
- 可以做成 checklist，開會時逐一檢查
- 討論時可以畫心智圖，用 6 個面向發散思考
- 寫企劃案時可以用這 6 點當作大綱
- 可以和 SMART 原則搭配使用，讓目標更完整
而這裡面的重點，不是要完美回答每一個問題，而是透過這些問題，幫助我們更全面地思考專案內容。當遇到不同的情況，也可以靈活調整問題的方向喔！
