身為主管，每天都要指派各種大小任務給團隊成員。但你有沒有發現，明明事情就交代出去了，為為什麼有的人就是需要一直跑來重複確認任務細節？有的人就是會一直搞錯重點？還有那種一直拖的，到底是在拖什麼？
難道你的團隊真的特別爛嗎？其實，把任務確實又清晰的交辦出去也是一種專業，不是單純的使喚就可以喔！今天就來聊聊，要怎麼樣才能更有技巧地請人做事，讓你的團隊效率變得又快又好。
交辦前的準備工作
很多主管常常會覺得「反正他們都懂，大概說一下就可以了吧」，但其實這樣反而容易造成許多不必要的溝通成本，甚至讓下屬因為搞不清楚狀況而感到挫折。
因為「聽不懂主管的需求」很容易讓你的下屬懷疑自己，是不是能力不行所以才聽不懂呢？如果硬著頭皮問，會不會挨罵呢？… 結果事情還沒開始做，光這些內心小劇場就耗掉不少能量，哪還有多餘的幹勁好好做事呢。
先想清楚任務的關鍵要素
事情要交辦給團隊之前，其實需要花點時間先釐清任務的各個面向喔。否則常常講得含糊不清，徒增後續溝通成本，更容易讓團隊在執行上遇到困難。
我們可以從這幾個關鍵點來思考：
- 這件事要達到什麼目標？
- 完成的期限大概在什麼時候？
- 有沒有一定要注意的細節？
- 需要跟誰配合或是通知誰？
舉個例子來說，當你要請同事準備一份簡報時，與其只說「幫我做個簡報」這樣籠統的要求，不如先想清楚：這份簡報是要給誰看？有沒有什麼特別要強調的重點？需要多詳細的資料？做簡報是為了達成什麼樣的目的？這樣才能讓同事更清楚知道該怎麼做。
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評估任務的難度與急迫性
至於任務的優先順序呢？
首先是要評估事情的複雜度，以及需要投入的人力與時間。接著要想想這個任務是不是跟其他正在進行的工作有關聯性，如果延遲了又會對團隊造成什麼影響。如此一來，我們才能找到最適合的人選來執行任務，也才能給予合理的時程與資源安排。
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交辦時的溝通技巧
現在我們已經在交辦任務之前，大略勾勒出了這件任務的輪廓、以及想清楚對事情的需求了。但光是在腦海裡構思計畫是不夠的，我們要能夠清楚且有效地將這些想法，傳達給團隊成員才行。
先講目標
首先，我們要做的是要能清楚並簡短的說出這件任務的目標，比如：
「下週三這個客戶要來拜訪，他們對我們的某項產品很有興趣，但同時他也在考慮另一家企業的產品。我需要一份能夠凸顯我們產品優勢的簡報，讓對方能在聽取我的說明後簽下訂單。」
重要的事情寫下來
說完這個最重要的目標後，我們才能開始談與這件任務有關的具體細節。比如 5W1H 這樣的拆解，就要到這一步才開始做。
而講到重要的部份時，最好是能把它文字化，你可以在開始之前就先打好稿子，或是在說的時候即時的在對方面前書寫在白板或筆記本上，讓對方能夠更清楚地掌握任務的關鍵點。
這樣不僅能讓大家更理解你的需求，還能在第一時間盡量減少個體間的認知差異。
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確認對方有沒有聽懂
讓對方複述一下他們理解的內容，是確認雙方認知是否一致的好方法。你可以這樣問：「可以跟我說說看，你打算怎麼進行這項任務嗎？」或是「你覺得這件事情最重要的地方是什麼？」
如果發現對方的理解和你的期待有落差，這時候就要及時澄清，以免之後造成更大的誤會。而且透過這樣的對話，你也能更了解對方的思考方式，對下次交辦任務會很有幫助。
另外，也要記得跟對方討論可能會遇到的困難，讓對方提前思考可能的風險，並一起討論解決方案，這樣在執行時就能更有把握。
打造可靠的支援系統
完成任務分派後，別忘了要建立一個明確的支援系統。讓團隊成員知道在執行過程中遇到困難時，可以找到適當的協助管道，這樣能夠讓他們更有信心地完成任務。
我們要讓成員們很清楚明白的知道：
- 遇到問題時該找誰幫忙
- 需要更多資源時該跟誰申請
- 工作進度要在什麼時候回報
如此一來，大家就不會再因為不敢問問題，而不知不覺延誤工作進度了！
追蹤與回饋的時機
任務交辦出去後，給予適當的追蹤與回饋也是不可缺少的重要環節。好的追蹤方式可以讓任務更順利完成、而有效的回饋則可以幫助團隊隨著經驗值的增加，達到持續成長效果喔。
設置重要的追蹤時點
當我們在處理較大規模的任務時，合理安排追蹤的時間點是很重要的。透過定期的檢視，我們可以確保任務能順利完成，也能及時發現需要協助的地方。
以下幾個時機點特別重要：
- 剛開始執行時：確認團隊是否順利上手、有沒有遇到障礙
- 執行的過程中：了解目前的進度、是否需要額外支援
- 快要到期限時：檢視完成度、評估是否需要調整時程
記住，進行追蹤時的態度很重要。我們可以用輕鬆的口吻詢問：「最近工作進行得如何呢？需要我幫什麼忙嗎？」這樣能讓團隊感受到支持，而不是壓力。
給予有效的回饋
當任務告一段落後，我們要能夠針對這次的工作表現，給予有意義的回饋。
首先，要找出值得讚賞的地方，並且清楚說明為什麼做得好；接著，如果有需要改進的部分，也要能具體指出來，並提供實際可行的建議；最後，也可以和團隊討論，看看是否需要透過進修或培訓來提升某些能力。
要特別注意的是，回饋時的表達方式很重要。舉例來說，不要只說「這份簡報做得不錯」，而是要明確指出：「這次簡報的架構安排得很清晰，不過圖表的說明可以再詳細一些，這樣可以幫助觀眾更快掌握重點。」
建立長期的默契
其實請人做事是一門需要經營的藝術。如果我們能在日常工作中建立起好的默契，不只可以減少溝通成本，也能讓團隊更有向心力。所以與其每次交辦時都擔心任務會出錯，不如先花時間了解每個團隊成員的特質，再用最適合的方式來溝通。
比如說有些人喜歡先有大方向再討論細節，有些人則是習慣一步一步來。又或者有人做事比較龜毛，需要很明確的規格；有人則是給個目標就會自己去想辦法。這些都需要我們花時間跟耐心去個別觀察和調整。
另外，如果發現某些任務經常會遇到類似的問題，建議可以把這些經驗整理成一個簡單的 checklist。這樣下次交辦類似任務時，就能避免重複犯錯，同時也能讓團隊累積更多寶貴的工作智慧喔。
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