「既然你是 PM，不是應該摸清楚這案子裡面的所有細節嗎？」當有人提出這樣的質疑時，是不是感覺 PM 好像不夠認真、在混時間呢？這個問題，恐怕困擾著不少正在轉職或已經成為 PM 的朋友吧。
全知全能的迷思
很多人認為，PM 就該是個「萬事通」。每個細節都要掌握、每個問題都要能解決、每個決定都要參與。這種想法不僅讓 PM 壓力山大，更可能適得其反，反而降低團隊的整體效能。
就像我們在前兩篇文章中提到的，PM 不需要是技術專家，也不一定要是公司裡最資深的人。同樣的，PM 也不需要是什麼「全能的選手」。
管理者的真正價值
想像一下，如果總經理去管到每個部門每個人每時每刻都在幹嘛，那公司還能正常運作嗎？雖然 PM 的管理規模不像總經理這麼廣泛，但原理是相同的：重點在於要掌握大方向，而不是把精力花在鑽研每個細節上面。
- 戰略思維比事必躬親更重要：PM 最重要的任務，應該是確保專案能夠順利達成目標。這需要的是戰略性的思維，而不是想要鉅細靡遺的去操控每件事。
- 建立信任與授權機制：一個優秀的 PM 懂得信任團隊成員的專業能力，並給予他們適當的自主空間。這除了能提高團隊成員的工作積極性之外，也能讓 PM 將精力集中在更重要的事務上。
劃定合理的工作範疇
把精力聚焦在關鍵任務上
身為 PM (專案管理師)，我們需要清楚認知自己的核心價值在哪裡。PM 這個角色相對於團隊其他成員，最特殊也最不一樣的地方，就是 PM 負有需要確保「在既有的限制條件下，完整交付專案的所有成果」的責任。
所以一個稱職的 PM，絕對不是去追求去當那種萬事通。因為人的精力有限，最多也都只有 24 小時，要以一人之力試圖要掌握專案團隊中的所有執行細節，是不現實的。反之，PM 應該要把自己寶貴且有限的注意力，全部集中在如何「確保專案走在對的路上，並且讓團隊有一個好的工作環境，能夠順利完成任務」上面。
那麼，PM 該如何劃定自己的工作範疇呢？我們可以從兩個目標層面來思考：
- 整體目標 (goals)：確保專案順利完成，並維持團隊良好運作的大方向，例如：建立有效溝通機制、營造信任氛圍等
- 具體目標 (objectives)：在執行過程中需要達成的明確任務，如：協調資源分配、管理專案時程、解決跨部門問題等
好，現在我們知道 PM 的工作範疇應該要劃到哪裡比較合理了。但問題是當主管想了解的問題有時真的太過細節、把 PM 叫來問的時候，總不能理直氣壯的兩手一攤，說「我不知道」吧？！
與團隊成員協同合作
PM 雖然不需要隨時掌握到所有專案執行細節，但需要建立以下三個重要機制，來補全這些位於 PM 每日工作範疇之外的部分。比如每項細分任務的紀錄與追蹤、負責這部分的具體是哪些人、還有 PM 與這些每個部份是否都有建立起順暢的雙向溝通管道、溝通模式、溝通頻率等。
這樣一來，即使PM無暇顧及所有的執行細節，仍然能在任何需要的時候找到這些位於第一現場的負責人、這些負責人也能在遇到困難的時候及時找到 PM 尋求適當的協助。有了這些機制，即使 PM 不能親自參與所有 issues，也能隨時找到對的人來解決問題，避免小問題變成大麻煩。
除此之外，PM 還需要在一開始的時候，就與團隊建立起與團隊之間的溝通原則，讓團隊成員能夠根據這組原則來自主判斷目前遇到的情況是否要「主動通知 PM」。
- 什麼時候該告訴 PM：比如可能會影響專案進度的技術問題 (這裡可根據實際狀況進一步具體化)
- 什麼時候可以自行處理：比如日常工作的細節等
舉例來說，當團隊遇到可能影響專案進度的技術難題時，如果 PM 在一開始就與團隊達成了主動通報的具體條件與約定，他們就可以在自己的能力範圍內做出判斷，知道在什麼時間點就應該向 PM 回報，而不是等到問題變得無法收拾才驚慌地求助。
而這種默契的建立，需要你在日常工作中持續與團隊進行良性互動，讓他們理解到 PM 不是一個高高在上的監工，而是一個能夠及時提供協助的合作夥伴。只有當團隊成員對你的信任度夠高，他們才會願意主動把自己的困難通報給 PM。
適當的介入與放手
所以，重點在於找到那個恰到好處的平衡點：管得太多會打擊團隊士氣、管得太少又可能讓專案失控。所以，一個稱職的 PM 必須培養出敏銳的判斷力，懂得在對的時機進行適當的介入。
什麼時候該介入呢？
說到這裡，你可能會想問：「那到底什麼時候該介入呢？」畢竟 PM 雖然不是萬能的，但也不能完全放任不管。在實務上，這些常見的狀況，這些都是需要 PM 即時介入處理的重要時刻：
- 進度明顯延遲，可能影響專案時程
- 團隊內部出現溝通不順的情況
- 需要跨團隊協調重要的技術決策
- 團隊資源分配上遇到衝突
要注意的是，上面這些情形從出現到惡化的速度會非常迅速，所以不管 PM 現在手上正在忙什麼別的事情，只要發現有點苗頭不對，就要趕緊立刻手動介入，以免專案發生急速下墜的危險局面。
打造高效能的團隊
而除了介入處理問題之外，PM 更重要的工作還是得回歸到建立一個能夠自主運作的團隊環境。
要達到這樣的效果，則需要
- 創造一個開放且信任的氛圍，在高階主管與基層人員之間撐起一小塊的空間，讓每位成員敢於表達自己的想法與意見。
- 同時，也要確保每個人都清楚理解自己的工作範圍與職責，避免責任不清的情況發生。
- 除此之外，PM 還需要經常積極鼓勵成員之間進行主動溝通，保持團隊內部資訊的順暢流動。
透過這樣持續不間斷的文化渲染，團隊才能在問題還很小的時候就及早發現並解決。同時，給予團隊適當的自主空間，也能讓他們在工作中不斷成長，逐漸培養出獨立處理問題的能力。(以台灣高壓的職場環境來說，這真是個很需要耐心與手腕的工作啊。)
