身為忙碌的現代人，你可能或多或少都有聽過以緊急/重要度來區分出事情輕重緩急的方法，也就是大名鼎鼎的「時間四象限法」。它倡導將眼前所有的任務分成四類，然後再根據這四類採取不同的應對方針，就能讓事情井井有條。

這四種分別是：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急。

聽起來似乎簡單又直覺，非常聰明對吧？

但卻經常有朋友向我抱怨：這個時間四象限法，只有一開始分類完看了很舒服，直到真的做下去才會發現，用了反而事情更多、更做不完、更焦慮！明明是想時間管理、確越管越糟，怎麼會這樣子呢？難道我們長久以來，都用錯時間四象限法了嗎？

很容易接觸到、也很容易誤用的“時間四象限”

由於時間四象限法看起來真的很簡單，所以我們很可能在學生時期就已經有學到過了，上網 google 一下也能找到非常多簡易的教學資源。不得不說，讀完這些教學真的心情會很好，這一切好像簡單到，彷彿只要把手上的所有任務都丟到四個象限裡，故事就會自動走向美好的結局一般。那為什麼用了還是會出問題呢？

難道是這張圖哪裡畫錯了嗎？

如果把時間四象限的四個分類畫成圖，大概是這樣子：

先說結論，這四個象限的畫法大致上是正確的。

雖然我們可能會在不同的教學當中看到緊急度高低、象限的擺放位置不同、是否橫軸縱軸有畫上箭頭…等等細節的差異，但在表現概念的方式上是不會有太大影響的。只要是能明確表達它是依照緊急/重要度兩個因子去劃分成四個相同大小的分類區塊，大致上就 OK。

但接下來就是問題了，包括要怎麼分類？分類完之後該怎麼做？中間又有新任務加進來怎麼辦？… 在處理這些實作上會遇到的問題上，反而才經常是影響執行時間四象限成功率的原因。比如說：

• 什麼才是重要、什麼才是緊急？ 每個人對此的定義都不一樣、七嘴八舌怎麼辦？甚至同一個人的想法都可能會隨時改變，難道也隨時跟著改？
• 分類完之後該怎麼做？ 在我協助看了許多坊間教材之後，發現對此最多的指引是按照”緊急+重要”為第一順位，這是真的嗎？接下來，”重要+不緊急”、”緊急+不重要”，哪個先？每個教學主張的都不一樣(你與夥伴的一件可能也不一樣)，怎麼辦？
• 中間有任務變動怎麼辦？ 當計畫趕不上變化時，有可能中途會遇上增加新任務的情形，這時是只要安插進這四個象限嗎？或是有任務要被抽掉時，單純從這四個象限中刪除就可以嗎？會影響其他任務的分類嗎？
• 處理上面三點花太多時間。 時間都拿來改計畫了，還剩多少時間解決手中真正的任務？

該怎麼做才對？

確立目標

首先，我們需要先把目前手上的這些任務都全部列出來，並且要搞清楚：這些密密麻麻的代辦事項，都是為了什麼樣的目標呢？如果目標只能有一個，那會是什麼？

(關於”目標”，有很多值得深入探討的部分，我們再另開主題來談)

而之所以我們需要確認目標，是為了接下來在重要/緊急的分類上，能夠有一個統一的依據。因為同樣一個任務，擺在不同的目標面前，他們的重要/緊急程度也會因此不一樣。

比如說，假設有一個任務是「學習一門新的程式語言」：

• 如果你的目標是在三個月內轉職成為一名使用這門語言的軟體工程師，那麼這個任務就會變得非常重要且緊急。
• 但如果你的目標是在一年內提升自己的整體職場競爭力，這個任務雖然還是很重要，但可能不那麼緊急。
• 而如果你的目標是在一個月內完成一個特定的專案，而這個專案不需要用到新的程式語言，那麼這個任務就可能既不重要也不緊急。

這個例子說明了同樣的任務，在不同的目標背景下，其在時間四象限中的位置可能會有很大的變化。所以如果想要正確地使用時間四象限法，「確立目標」這個前置作業是非常重要的。

在這裡需要注意的是：如果能夠對「目標」下定義的人不只你一個，那麼則需要確保大家意見一致。這樣可以防止之後在分類任務時因為想法不同而產生爭執喔。

根據目標為任務分類

有了明確的目標之後，我們就可以開始為任務分類了。這個過程需要仔細思考每個任務與目標的關聯性，以及它們的緊急程度。重要的是要保持客觀，盡量不要讓個人偏好或情緒影響判斷。

在分類時，可以問自己：「這個任務對達成我們的目標有多重要？」以及「如果不立即處理這個任務，對達成目標的妨害有多嚴重？」當所有的任務都分完類之後，看起來會像是這樣：

在實務上許多人經常會遇到的問題，就是很容易在不經意間高估了每件事情的緊急與重要程度，導致分類完會發現「重要+緊急」那一格裡塞了很多東西，而其他格子則相對空虛。這種情況不僅沒有達到時間管理的效果，反而可能造成更大的壓力和焦慮。

我在眾多案例當中挑出了幾個常見的迷思，建議分類完後檢查一下，可以大大避免這種情況：

• 達成目標的重要性，因為以下因素導致被高估/低估的有哪些任務？
  • 只因為有人/沒人「等著要」？
  • 只因為是/不是「例行性工作」？
  • 只因為已經/還沒「被編進時程表」？
  • 只因為「某一個人認為」重要/不重要？
• 任務的緊急程度，因為以下因素導致被高估/低估的有哪些任務？
  • 只因為「期限」快到了/還沒到？
  • 只因為有人/沒有人「在催促」？
  • 只因為「看起來」很複雜/很簡單？
  • 只因為「其他人」都優先/延後處理？

處理任務前的大前提

在確定了任務的分類後，接下來我們需要制定處理每種類型任務的策略。這個步驟是時間四象限法的核心，卻也是許多人容易忽視的部分。

在開始之前，我先簡短地介紹處理任務前要知道的三個大前提，這是我在這麼多年的職場生活與眾多個案當中，所不斷歸納精簡、得出的結論，好記又實用 (推薦印出來貼在工作桌上)：

• 看清楚什麼是重要：認準「真正的目標」，只有符合目標=重要，其他的全都不重要
• 集中精力在重要的事：八成的精力擺在重要的任務、剩下兩成才是緊急的任務
• 不重要的就不勉強：不要妄想能完成全部的任務，不重要的任務沒有完成也無所謂

重要 >>> 緊急

有了這些大前提之後，我們就能大概對這四個象限摸出個輪廓了，也就是「重要」的優先度，應永遠大於「緊急」。

而通常在這一步，直覺上大家很容易為了取得一種安心感，選擇先把「緊急」的事情全部處理掉後，才開始關注「重要」的事項。但「緊急」裡面很有可能參雜了許多其實「不重要」的任務，這就會導致真正重要的事情沒有得到即時的處理，產生更多需要救火的「緊急」事件，最後變成一種惡性循環。

所以，在我們第一次分類完成後要做的，就是練習克制想要優先處理「不重要但緊急」的不理性衝動，確實按照以下的順序來處理眼前的待辦事項：

這個重點是要集中精力在重要的事情上，而不是被緊急但不重要的事情分散注意力。這樣的處理方式才能確保我們的時間和精力都用在最有價值的地方。

為四象限內的清單做健診

這樣處理下來之後我們就可以發現，其實有些任務之所以被分到了「緊急」，其實是之前處理或分類任務不當所產生的一種衍伸問題：

• 「重要且緊急」：被放在這裡的任務，通常原本可以被分配在「重要不緊急」，是因為之前的延誤或意外情況而變得緊急。
• 「不重要但緊急」：被放在這裡的任務，通常是因為外部壓力或他人期待而產生的，但對達成核心目標的幫助有限。
  • 需要重新評估這個「緊急」會不會其實只是「別人的緊急」，其實與眼前的目標關連不大、不立即處理其實也還好？如果是，則可以把它改歸類為「不重要且不緊急」。
  • 如果這是一種週期性任務，直接擱置不管的話會漸漸無限膨脹，最終可能因此增加執行「重要」任務的風險的話，則可以考慮外包或委派給其他人來解決，再定時檢核成果即可。
  • 如果這份外部壓力過大，如果不立即處理就會導致干擾到我們執行「重要」任務的話，表示這件事與眼前的目標關聯比想像中來得大，那我們就要這份任務改為歸類到「重要且緊急」，趕緊把這個障礙處理完畢。

到這裡我們可以知道，一個「時間四象限矩陣」裡面：

• 理想的任務分布應該大部分會落在「不緊急」的象限裡，也就是「重要不緊急」與「不重要且不緊急」
• 然後因為要集中精力處理的只有「重要」的，所以我們就能把絕大部分的精力都用在「重要不緊急」上，偶爾抽出時間處理「重要且緊急」
• 當突然出現「不重要但緊急」的事件時，仔細檢視後進行外包或重分類
• 最後，有空時再定時檢視「不重要且不緊急」

這樣就是最理想的狀態了！

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